Gestión del horario de la oficina virtual

El horario de la oficina virtual puede ser un importante complemento de un curso en línea, que permite a los estudiantes resolver cuestiones administrativas y abordar las lagunas de comprensión. En este artículo se exploran diferentes enfoques para la realización de horas de oficina virtual

Importancia del horario de la oficina virtual

Si bien el horario de oficina es un componente beneficioso de las clases regulares, se puede decir que esta importancia aumenta en un entorno virtual, en el que las interacciones de los estudiantes se reducen un poco y los estudiantes tienen menos oportunidades de hacer preguntas sencillas a sus compañeros de clase. Las cuestiones administrativas simples que normalmente se resuelven cuando un estudiante pregunta a la persona a la que está al lado pueden aumentar en un entorno en el que los estudiantes nunca se han reunido físicamente con sus compañeros de clase y en el que no hay oportunidad de preguntar al profesor después de la clase.

El horario de la oficina virtual refleja su equivalente en persona, ofreciendo oportunidades para abordar las preocupaciones de los estudiantes y evitando la posibilidad de que las cuestiones pendientes queden sin resolver.

Enfoques alternativos a las horas de oficina

Hay varios enfoques diferentes de los horarios de oficina que puede ser útil considerar:

  • Después de las horas de oficina de la clase
  • Horas de oficina sin cita previa
  • Horario de los estudiantes

Cada uno de estos enfoques se examina a continuación y puede utilizarse en combinación con la mezcla apropiada influida por el tamaño de la clase y la estructura del curso.

Después de las horas de oficina de la clase

Esta es probablemente la forma más simple de resolver muchos pequeños problemas de los estudiantes, y refleja cómo los estudiantes típicamente serían capaces de hacer preguntas inmediatamente después de que una clase termine. Los beneficios clave de permanecer en la llamada después del final de la clase es una menor necesidad de coordinación, a la vez que permite potencialmente que se resuelvan cuestiones que de otra manera los estudiantes no se molestarían en preguntar; para las cuestiones pequeñas, suele ser mucho más rápido resolver el asunto inmediatamente después de la clase, en lugar de tener que enviar correos electrónicos de ida y vuelta, o concertar una hora para reunirse, con los beneficios asociados tanto para el profesorado como para los estudiantes. Si bien es posible que no sea factible si se enseña espalda con espalda, el entorno en línea puede ofrecer una mayor capacidad de ofrecer horas de oficina después de la llamada, ya que las aulas no se comparten y, por lo tanto, no habrá otro instructor que tenga que impartir una clase inmediatamente después.

Aunque permanecer en una llamada inmediatamente después de la clase, puede resolver muchas cuestiones, hay varias cosas que hay que tener en cuenta si se confía principalmente en este enfoque.

  • Asuntos de privacidad: Lo primero que hay que tener en cuenta es la preocupación por la privacidad y específicamente es que los estudiantes pueden no querer discutir ciertos temas con otros estudiantes en la llamada. Si las discusiones abiertas después de la clase son la única oportunidad de hacer una pregunta, esto puede significar que no se planteen puntos importantes, o que los estudiantes se sientan presionados a hacer preguntas personales con otros estudiantes presentes. Además, si se está grabando la clase, también es importante considerar la posibilidad de detener la grabación de vídeo (en particular si sólo queda un estudiante en la llamada, que puede empezar a discutir más información personal, sin darse cuenta de que está grabada) y recortar la discusión de la llamada en caso de que se discuta información personal.
  • Conflictos de programación: Si bien no tener una clase que siga inmediatamente puede aumentar su capacidad de proporcionar horas de oficina después de la clase, también es posible que los estudiantes tengan clases que sigan, y que en ternero no puedan quedarse para discutir los temas

Horas de oficina sin cita previa

Una alternativa a las horas de oficina después de la clase es el horario de oficina sin cita previa. Por ejemplo, es posible compartir un enlace de reunión y un rango de tiempo, y luego permitir a los estudiantes que se presenten en la reunión para discutir los temas a medida que se vayan produciendo. El principal beneficio de esto en relación con las reuniones programadas es que permite a los estudiantes asistir a las horas de oficina sin necesidad de programar la reunión (lo que potencialmente hace que la llamada se sienta más «disponible» de lo que sería en otras circunstancias).

Si bien las horas de visita pueden funcionar en determinados entornos, también es posible que surjan complicaciones, en particular en el entorno en línea:

  • Admitiendo a los estudiantes a la llamada: Aunque la idea de un horario de oficina abierto parece buena en principio, surge una dificultad sobre cómo admitir a los estudiantes: si pueden aparecer en medio de una conversación con otros estudiantes o si se les mantiene en una sala de espera antes de ser admitidos. Si bien admitir a los estudiantes a mitad de la conversación reduce la posibilidad de tener una conservación privada con los estudiantes, mantener a los estudiantes en una sala de espera hasta el momento apropiado para ser admitidos también dificulta que los estudiantes sepan cuánto tiempo van a estar esperando. A diferencia de los entornos presenciales, donde los estudiantes pueden ver la cola visualmente, con las salas de espera en línea, como ser puesto en espera en un centro de llamadas, es difícil saber cuánto tiempo antes de ser admitido, aumentando potencialmente la frustración del estudiante
  • Repetición de material: Mientras que la reunión con los estudiantes individualmente puede inevitablemente resultar en que se hagan preguntas similares, la misma situación puede ocurrir también en entornos de grupo si hay estudiantes que «caen» en la llamada después de que ésta haya comenzado. Específicamente, existe el peligro de que cuando se organizan sesiones grupales, los nuevos estudiantes puedan hacer repetidamente preguntas que los estudiantes anteriores ya han hecho, resultando en una conversación desarticulada, que repite mucho contenido.
  • Fluctuaciones de la demanda: Una última consideración con respecto a las horas de oficina sin cita previa es que puede haber períodos de demanda significativa de los estudiantes (por ejemplo, al acercarse un examen), y otros períodos de demanda limitada. En particular para las clases más grandes, en las que los picos de demanda pueden ser particularmente elevados, el hecho de tener horas de oficina de duración fija plantea el riesgo de que

Programar las horas de oficina con los estudiantes

Otro enfoque de las horas de oficina es programar las horas de oficina con los estudiantes, ya sea utilizando una hoja de inscripción o invitaciones de calendario (en las que los estudiantes pueden seleccionar un horario para la reunión), o programarlas individualmente de forma individual.

Este enfoque evita muchas de las dificultades de las horas de oficina sin cita previa, ya que sólo se requiere una mínima planificación previa para que los estudiantes seleccionen un espacio para una cita programada.

Programación de horas de oficina

Si bien las sesiones después de las clases y las sesiones sin cita previa no requieren ningún tipo de programación, si se utiliza una hoja de inscripción, es importante considerar la manera de organizar las reuniones, sin que sea necesario dedicar mucho tiempo a la preparación. Hay varias herramientas que pueden ser útiles para coordinar las inscripciones de las horas de oficina:

  • Google Calendar: Uno de los enfoques más completos para programar las horas de oficina es el uso de Google Calendar, que puede ser configurado para enviar invitaciones de calendario, ayudando a los estudiantes a recordar su ranura o rechazar la invitación si ya no pueden asistir
  • Doodle: Doodle ofrece un enfoque muy simple para programar las horas de oficina, permitiéndole configurar las franjas horarias de inscripción en cuestión de minutos.

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