Programación de horas de oficina con Google Calendar

Google Calendar ofrece una de las formas más fáciles de establecer citas en horario de oficina. Este artículo explica cómo establecer citas de reuniones a las que los estudiantes pueden inscribirse.

Entendiendo las reuniones de Google Calendar

El horario de oficina es una forma importante de aumentar el compromiso con los estudiantes, permitiéndoles resolver cuestiones administrativas y abordar las lagunas de comprensión. Una de las formas más fáciles de permitir a los estudiantes programar las horas de oficina es usando Google Calendar.

Usando la función de ‘cita’ en Google Calendar es posible crear espacios individuales, en los que los estudiantes pueden inscribirse. Facilita la creación de franjas horarias de oficina, sin necesidad de dedicar tiempo a la coordinación, asegurando que sólo un estudiante pueda inscribirse en una franja individual. Además, a cada estudiante que se inscribe se le envía una invitación individual al calendario. Si deciden no asistir a la reunión, pueden rechazar la invitación y permitir que otros estudiantes ocupen el espacio.

Creación de franjas horarias de citas en Google Calendar

Una vez que hayas entrado en Google Calendar, se pueden crear franjas horarias de citas:

  1. Creando las citas: Haciendo clic en el símbolo + en la esquina superior izquierda de la pantalla (o seleccionando el día para el que desea la reunión en la cuadrícula del calendario)
  2. Título dela reunión: Escribir un título para la reunión
  3. Citas de citas: Seleccionando ‘Ranuras de Cita’ de los tipos de eventos posibles
  4. Rango de tiempo: Seleccionar el rango de tiempo que cubrirán las franjas horarias (si necesita un descanso entre las franjas horarias, cree dos franjas horarias separadas, o cree sobre el rango completo, y regístrese en las franjas horarias creadas para eliminarlas de las opciones disponibles)
  5. Duración de la ranura: Seleccione la duración de la ranura, lo que determinará el número de ranuras disponibles
  6. Añadiendo más detalles: Haga clic en más opciones para añadir en el enlace de la reunión
Options for when creating appointments via Google Calendar

Dentro de las opciones adicionales, es posible entonces:

  1. Página de citas del calendario: Este es el enlace para permitir a los estudiantes inscribirse en la reunión – es útil en este momento para copiar este enlace. Como se describe a continuación, este enlace puede ser compartido con los estudiantes para permitirles inscribirse en las franjas horarias de la reunión (las franjas horarias de la reunión no aparecerán en el enlace, sin embargo, hasta .
  2. Compartir el enlace de la reunión: En el campo de descripción, es útil añadir el enlace a la reunión (por ejemplo, el enlace de invitación a la sala Zoom ) para que los estudiantes tengan el enlace a mano para poder unirse a la convocatoria. Una alternativa es animar a los estudiantes a escribir lo que quieren discutir en la reunión – la descripción se puede editar cuando los estudiantes se inscriben en la reunión, y así añadiendo «Por favor, escriba a continuación lo que quiere discutir» puede permitirles añadir algún contexto a la invitación a la reunión.
  3. Guardar: Asegúrate de guardar la reunión para que los espacios de la reunión estén disponibles para los estudiantes
Adding a Meeting Link to Google Calendar Office Hours Creation

Inscribirse para una cita

Una vez que se haya creado la reunión, los espacios para citas aparecerán en el enlace de la reunión. Un estudiante puede inscribirse en una cita haciendo clic en el enlace deseado.

Después de seleccionar la franja horaria deseada, se presenta a los estudiantes la siguiente pantalla para reservar una cita. La descripción aparece tal como se ha introducido anteriormente (incluido el enlace de la reunión, si procede). Como se ha indicado anteriormente, la descripción puede ser editada por el alumno, y un mensaje que le anima a escribir lo que quiere hablar (es decir, añadido al crear la reunión), le permite entonces escribir lo que quiere discutir.

Como se indica más adelante, una vez que un estudiante se ha inscrito en un determinado lugar de reunión, ya no está disponible para que los estudiantes posteriores se inscriban (es decir, se evita la posibilidad de que haya dos lugares de reunión).

Gestión de las franjas horarias de las citas

Una vez que un estudiante se inscribe en un espacio de reunión, tanto él como tú reciben una invitación de calendario (un ejemplo ilustrado en un servicio de correo electrónico basado en Gmail más abajo), y la reunión aparecerá en tu Google Calendar.

En la invitación de los estudiantes se incluye la opción de que el destinatario responda sí, tal vez o no. Si bien no todos los estudiantes probablemente responderán (y la falta de respuesta probablemente signifique que van a asistir), la capacidad de rechazar la invitación es útil para devolver la opción de inscripción al conjunto de invitaciones disponibles para que otros estudiantes se inscriban.

A continuación se ilustran las horas de reunión originales que vuelven a la franja horaria del calendario en caso de ser rechazadas.

Resumen

Google Calendar ofrece una forma conveniente de programar las horas de oficina de los estudiantes. Además de ser una forma conveniente de organizar las franjas horarias, que requiere una mínima coordinación para organizar las franjas, la interfaz de Google es una con la que la mayoría de los estudiantes ya están familiarizados, lo que hace que sea una forma fácil de programar las reuniones.

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